【ケース別】採用通知メールの例文！文面作成の際のポイントや送信する際の注意点も紹介！
採用活動の中で、採用通知や不採用通知など選考結果のメールを応募者に送ることは多々あります。
「選考結果をメールで伝えることになったがどんな文面が適切なのか？」
「不採用の時には何に気を配って通知をするべきなのか？」
今や電話よりもメールで選考結果を通知することが多い傾向にありますが、メールではどうしてもビジネスライクになってしまい、感情を伝えにくいですよね。
応募者も一人間です。採用・不採用に限らず、メールの内容や連絡までの時間で企業の印象が左右され、内定承諾率に影響することもあります。
スムーズに採用活動を進め、応募者の採用辞退で貴重な人材を失うという最悪の事態に陥らないよう、本記事では合否通知までの一般的な期間やポイントを分かりやすく解説していきます。簡単に使える採用・不採用の際の例文を記載しますので、ぜひ活用してください。
目次
採用通知メールを作成する際のポイント
本章では、採用通知メールを作成するの際のポイント3つをご紹介します。
企業側が合格と判断しても必ず入社してくれるとは限りません。優秀な人材を確保するためにも、採用通知メールの文面にも気を配りましょう。また不採用の場合でも、企業の価値を落とすようなメールは避け、誠実な連絡を心がけましょう。
お礼を添える
採用・不採用に関わらず、まずはお礼を伝えましょう。
この感謝の言葉で文面を和らげる意識をしてください。文面が柔らかくなると親しみやすさを感じ、応募者の入社への意欲を高めるチャンスになります。
具体的には、面接後であれば「面接のお時間を頂戴しありがとうございました」、書類選考後であれば「お時間をかけ書類を作成していただきありがとうございました」など、相手の苦労を労う言葉が良いでしょう。
簡潔で分かりやすい文章を心がける
簡潔で意味が伝わりやすい文章を心がけましょう。
面接の合否はもちろんのこと、採用の場合はその後の手続きや入社までのスケジュールを簡潔に記載すると、応募者も安心できます。
結果の通知から入社まで、応募者は少しばかり不安や悩みを抱えている場合もあります。応募者に寄り添うように丁寧な連絡を心がければ、入社意欲のアップに繋がる可能性もあります。
人間味のある内容にする
人間味のある内容にできると、応募者の心を掴むことができます。
合否結果の通知など採用活動のメールはついつい事務的な印象を与える文面になりがちです。そういった中で、ご自身の気持ちなどを少し加えるだけでも全く違った印象を与え、応募者の入社への気持ちを高めるチャンスになります。
ただし親しみやすさばかりを考えすぎた結果、あまりにくだけた内容になるのは好ましくありません。ビジネス上でのやりとりであることを念頭に置いた上でのコミュニケーションを意識しましょう。
採用通知メールの例文（採用の場合）
本章では採用通知メールの例文をご紹介します。
挨拶とお礼から始め、選考結果などの本文を記載しましょう。そして今後の手続きやスケジュールを伝えると応募者も安心することができます。また自身の気持ちを入れると親しみやすさを感じられる文面になります。
件名：選考結果のご連絡(社名)
本文：〇〇(応募者)様
いつもお世話になっております。
△△(社名)の□□(採用担当者)と申します。
この度は、弊社選考にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇(応募者)様にはぜひ当社に入社いただき、ご活躍いただきたいと思います。
取り急ぎ、〇月〇日にこちらからお電話をさせていただき、今後のスケジュールについてお話をさせていただければと存じます。
不明点や質問等ございましたら、当方までお気軽にご連絡をいただければと存じます。
改めまして、この度は当社の選考にあたり、度々お時間をいただきましてありがとうございます。
社員一同、〇〇(応募者)様と働けることを楽しみにしております。
□□(採用担当者)
電話番号：×××××
メールアドレス：×××××
採用通知メールの例文（不採用の場合）
本章では不採用の場合のメール例文を、書類選考後と面接後それぞれ分けてご紹介します。
不採用だからといって適当な文面を送ると企業価値を下げてしまいます。採用・不採用に限らず、しっかりとお礼を伝えましょう。
書類選考後の不採用メール
ここでは書類選考後に送る不採用メールをご紹介します。
件名：選考結果のご連絡(社名)
本文：〇〇(応募者)様
いつもお世話になっております。
△△(社名)の□□(採用担当者)と申します。
この度は、お時間をかけ書類を作成していただきありがとうございました。
ご提出いただいた書類をもとに、厳正な選考を進めさせていただきましたが、残念ながら今回はご希望に添えない結果となりました。
当社の選考にあたり、度々のお時間をいただきましてありがとうございました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。
〇〇(応募者)様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
□□(採用担当者)
電話番号：×××××
メールアドレス：×××××
面接後の不採用メール
ここでは面接後に送る不採用メールをご紹介します。
件名：選考結果のご連絡(社名)
本文：〇〇(応募者)様
いつもお世話になっております。
△△(社名)の□□(採用担当者)と申します。
この度はお忙しい中、面接のお時間を頂戴しありがとうございました。
面接の結果をもとに、厳正な選考を進めさせていただきましたが、残念ながら今回はご希望に添えない結果となりました。
当社の選考にあたり、度々のお時間をいただきましてありがとうございました。
〇〇(応募者)様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
□□(採用担当者)
電話番号：×××××
メールアドレス：×××××
採用通知メールを送信する際の注意点
採用通知のメールは企業から応募者に出す正式なメッセージです。本章では企業の価値を落とさないためのポイントを3つ紹介します。
早めの通知を心がける
選考後の連絡は一般的に3日～1週間後程度の期間に通知する企業が多いです。
応募者は結果通知まで不安な気持ちを抱えています。なるべく早めの連絡を入れると、その不安を取り除くことができます。
予め「〇日後に連絡します」と余裕を持った日程を伝えることで応募者の不安を軽減できるでしょう。
また合格者のみに通知を行う企業もありますが、基本的には不採用でも通知する方が応募者側が不快に思わずスムーズにクロージングできるでしょう。
誤字脱字をなくす
誤字脱字が多いと、適当に対応する会社だと認識されてしまう可能性もあります。
一字一句確認し、ビジネス上のやりとりであることを念頭に置いた丁寧なメールを送りましょう。
記載情報の誤りや記載漏れに注意する
記載情報の誤りや情報の記載漏れは誤字脱字以上に気を配る必要があります。
送る相手を間違えてしまった場合、情報漏洩の観点から最悪の場合法的責任を問われる可能性もありますので、厳重な注意をしましょう。
また今後のスケジュールなどを伝える際に、日付などを間違えてしまうと認識の違いが生まれてしまいます。しっかりとチェックし、正しい情報を伝達しましょう。
まとめ
今回は採用通知メールを送る際のポイントやコピペで使える例文をご紹介しました。
メールの内容や連絡までの時間で企業の印象が左右され、内定承諾率にも影響する可能性があります。スムーズに採用活動を進め、貴重な人材を確保するためにもポイントを押さえた採用活動を進めましょう。
また不採用の場合でも気持ちの良い対応を心がけることで、今後の転職先の候補になる可能性もあります。一企業として、悪い印象を持たれないよう誠実に対応しましょう。