採用通知書とは？必要項目やテンプレート、作成の際の注意点なども紹介
採用活動をおこなうにあたり、求人広告の掲載や選考基準の精査など、採用にはさまざまな準備が伴います。採用決定後もまだ対応すべき業務が残されており、なかでも採用通知書の作成は、企業から正式な採用意思を示す書類であるため、非常に重要です。
この記事では、内定通知書と混同されることも多い採用通知書について解説します。そして、作成時の注意点や記載方法、必要項目についても説明しています。また本記事に記載のそのまま使える採用通知書テンプレートも併せて活用してください。
目次
採用通知書とは
採用通知書とは、企業側の採用意思を求職者へ正式に通知する書類のことです。本来は最終面接終了後に採用が決定し、求職者の入社意思とは関係なく、通知としての目的で作成されます。
法的な義務がないため、採用通知はメールや電話で伝えることもできます。しかし電話は、聞き違いや言い間違いが発生する可能性があり、メールの場合も他のメールに埋もれるというリスクがあるため、正式な書類として採用通知書を送付することが効果的です。
採用通知書と内定通知書の違い
採用通知書と内定通知書は混同されますが、意味や用途は異なります。正しく理解しておかなければ、誤って発行し、求職者からの信用低下につながる可能性があります。
採用通知書
採用通知書はあくまでも採用の決定を伝えるための書類であり、入社を催促するものでも、決定するものでもありません。また、法的な拘束力はないため、企業の採用意思を求職者へ伝えるためだけの通知です。
しかし、発行し正式に採用を通知することで、他社の選考中であっても、自社への入社を決意してくれることも期待できます。
内定通知書
内定通知書とは求職者の入社意思の確認がとれ、入社が決定した段階で発行する書類です。
内定通知書にも採用通知書同様、法的拘束力はありません。ただし内定通知書の有無に関係なく、内定を出すことそのものは労働契約が成立したとみなされます。内定取り消しは解雇と同義となるため、客観的に合理的な理由なく求職者の内定を取り消すことはできないことに注意が必要です。
一般的に内定通知書は、内定から入社までの期間が長くなりやすい新卒へ発行することが多く、中途採用では発行しないことがほとんどです。また企業によっては、内定通知書と採用通知書を同じ意味の書類として扱っており、その場合、採用内定通知書という名称で利用されることもあります。
なお内定通知書は、労働条件通知書や雇用契約書とも混同されることが多いため、注意が必要です。
採用通知書に記載が必要な項目・書き方
採用通知書は法的な拘束力がないため、書き方には基本的にルールがありません。しかし、採用通知という非常に重要な意味をもつ書類です。
求職者にとってわかりやすく、誤解を招くことのないよう正確に、そして簡潔に作成する必要があります。ここでは採用通知書に最低限記載しておくべき項目についてご紹介します。
・日付（発行日）、件名「採用通知書」
・宛名：求職者の氏名（敬称は「様」「殿」を使用する）
・入社年月日
・担当者の氏名、連絡先、部署名
・差出人（社名、所在地、代表取締役の氏名）
・同封する書類の案内
上記項目を記載したうえで、そのほか応募に対してのお礼や、採用決定の理由などを添えて作成することで求職者に好印象を与えることが可能です。
採用通知書のテンプレート
下記は、すぐに使える採用通知書のテンプレートです。自社に合わせて、必要に応じて修正すればそのままご利用いただけます。
採用通知書
令和〇年〇月〇日
株式会社○○○○
代表取締役○○○○
○○○○様
拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
この度は、当社の採用試験にご応募賜わり誠にありがとうございました。
さて、慎重な選考の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、ここに通知申し上げます。
つきましては、採用に伴う手続きを進めさせていただきます。同封書類に署名捺印のうえ、下記の期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。
敬具
記
勤務地：○○本社 東京都○○区〇丁目○○ビル〇階
担当部署：○○部
担当業務：○○
出社日：令和〇年〇月〇日
お問い合わせ先
人事部○○（氏名）まで
電話番号：○○○―○○○―○○○○
Email:○○○○○○＠○○○○
以上
採用通知書を作成する際の注意点
採用通知書は法律で義務付けられている訳ではないため、決まった書式がありません。そのため作成の有無は企業側の自由です。しかし、いざ作成するとなった場合は、企業からの正式な書類となるため、さまざまな点に注意する必要あります。
氏名や宛先に誤りがないかを入念に確認する
採用通知書は求職者にとっても、企業にとっても非常に重要な意味をもつ書類です。ここで内容に誤りがあれば、企業の印象を悪くするだけでなく、入社意欲の低下にもつながる可能性があります。
そのような事態を防ぐためにも、入念に内容を確認する必要があります。例えば同時に複数の求職者の選考をおこなっている場合は、送付先や氏名など、ほかの求職者と間違えることのないよう十分に注意しましょう。
同封書類の内容を精査する
同封書類には一般的に以下が含まれます。入社までに提出が必要な書類も含まれるため、これらの書類を作成・送付する際も細心の注意が必要です。
・入社誓約書
・内定承諾書
・雇用契約書（2部）
・返信用封筒
書類の過不足や内容の不備、わかりにくさがないかなど作成時の確認は入念におこなう必要があります。また、このような書類を作成する本来の目的は、「入社後のトラブル回避」といっても過言ではないため、提出期限を明記するなど、内容の精査を徹底しましょう。
電話やメールも併用する
採用通知書の郵送は、ほかの郵便物にまぎれてしまう可能性があります。求職者に確実に受領してもらうためにも、電話やメールでも送付したことを伝えるとよいでしょう。
併用することで求職者に対して、丁寧に扱われたと好印象を与えられるでしょう。さらに二重通知をおこなうことで、確認漏れによるトラブル回避が期待できます。
採用決定後はすみやかに通知する
一般的に求職者は、転職活動において、複数社へエントリーしている場合がほとんどです。そのため採用決定後はすみやかに通知することで、自社へ入社してもえる確率が高まります。
またその際に、企業からの期待を記載した内容を伝えることができれば、より印象もよくなり、求職者の入社意欲もさらに高まるでしょう。採用決定後は、遅くとも1週間以内を目途に通知書を送付するのが望ましいでしょう。
まとめ
採用通知書の作成は法律では義務付けられてはいないものの、実際に作成するとなるとさまざまな注意点があります。
誤字脱字や、内容に不備がないのはもちろんのこと、採用後のトラブルを回避し、さらには入社意欲を高められる効果もあるため、作成の際はさまざまなポイントを押さえておくことが必要です。
また、すみやかに通知することにより自社への入社への意欲を高め、内定辞退の防止にもつながるため、正確で早急な対応が必要です。
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