勤めた期間に関係なく、様々な事情によって退職をする時がきます。退職の手続きを円滑に進めたり、会社の負担を少なくしたりするために、円満退職をすることが理想ですよね。しかし、働いている会社を退職する際に、どのような段取りを行えば良いか知っていますか？

今回は、退職のステップを知らない方、退職のやり方を改めて確認したい方に向けて、円満退職をするためのポイントを紹介します。

また、退職する際の注意点もお伝えしますので、思わぬミスで後味の悪い退職にならないように準備を進めましょう。

退職を伝える時期とタイミング

まずは、円満退職しやすい時期の選び方と、退職を伝えるタイミングを確認していきましょう。

会社の繁忙期を避ける

退職の交渉がスムーズに進みやすい時期は、業種や職種によって変わってきますが、自分が働いている会社や部署の業務の繁忙期は避けた方が良いでしょう。

また、自分が関わっているプロジェクトが一区切りつくまでは、自分の仕事をやりきるのが最低限のルールと言えます。さらに、新卒採用の時期や人事異動の直後の退職希望は、会社の上司や同僚、取引先にも迷惑や負担がかかりますので避けるのが得策です。

退社の1ヵ月半前までには伝える

退社を伝えるタイミングは、各会社の就業規則で定められています。入社時に確認していても、退職を決めた時点で改めて確認してみましょう。

仕事内容によっては業務の引き継ぎ、有給休暇の消化、退職の事務手続きなどで思っているよりも時間がかかります。そのため、基本的には退職の決意が固まったら、だいたい1ヵ月半前を目安に退職希望を伝えると良いでしょう。

転職先の入社日が決まっている場合は、それも踏まえた上で退職の段取りを進めてくださいね。

退職を伝えるステップ

次に、退職に向けての準備とステップを紹介します。

相手も人間ですので、一概にこれが正しい、という方法はありません。相手の性格や会社の状況に合わせて、臨機応変に退職へのステップを踏んでいきましょう。

アポイントメントをとる

最初に、退職の意志を会社に伝えましょう。チームリーダーや部長のポジションの人がいれば、いきなり代表に報告するのではなく、チームリーダーや部長などの直属の上司に伝えるのが良いですよ。

伝える相手が多忙な曜日や時間帯を避け、時間をもらえるようにお願いしましょう。アポをとる段階では退職の旨はまだ伝えなくて大丈夫です。

「お忙しいところ申し訳ございません、少しお話をする時間をいただきたいのですが、ご都合のよろしい日時はございますでしょうか？」 といったように、相手の都合に合わせて時間を作ってもらうように手配しましょう。

退職の件を話す場所は、大勢がいる場所ではなく2人だけで話ができる静かな場所を選びます。退職の旨がうやむやに流されてしまうことは避けたいので、食事の席やお酒を飲みながらの交渉はおすすめできません。

退職の意志や退職希望日を伝える

退職するにあたって会社側には少なからず負担がかかることになります。新しい職員の求人を出して採用試験を行ったり業務の分担を振りなおしたりしなければなりません。

そのため、いざ交渉の場についたら、まずはお詫びの言葉から伝えましょう。「突然のお呼び出し申し訳ございません」と話し始め「退職をお伝えしたく、お時間をいただきました」と結論を丁寧にかつはっきりと伝えてください。

ここで重要なのは、退職することは自分の中で決心がついている旨が相手に伝わるかどうかです。

退職しようと思っているだけでは、場合によっては引き止められてしまったり交渉が長引いたりする可能性があります。

退職希望日は以下の5つのポイントを参考にして決めてください。

• (決まっていれば)転職先の入社予定日に合わせる
• 繁忙期やプロジェクトの進行中を避ける
• 業務の引き継ぎに十分な期間を設ける
• 残りの有給休暇日数を計算する
• 就業規則に則る

これらを踏まえて、円満退社をしやすい退職日を決めましょう。また、おおよその退職日を決めつつ、上司や同僚に相談して最終的に決定するのがおすすめです。

同僚や後輩、取引先に伝える

人事の方や上司に退職の交渉が済み、退職日が決定したら、うわさ話に先を越される前に周りの同僚や後輩にも伝えましょう。

取引先へは、プロジェクトの切れ目を機に話すのがおすすめ。伝えるタイミングや伝え方は上司にも指示を仰ぐようにします。自分1人で勝手に進めて、会社や後継人に迷惑がかからないよう慎重に行いましょう。

退職を伝える際の注意事項

ここでは、退職を伝える際に注意したいことを紹介します。円満退社だけではなく、スムーズに退職をすることにもつながるので、しっかりと確認しておきましょう。

退職日を一方的に決めない

退職の意志が固いことや理由をはっきりさせるように、とお伝えしましたが、あまりにも一方的に「〇月末で辞めます！」などと一方的に退社を伝えるのはNGです。

転職先の入社予定日が決まっていたとしても、引き継ぎを十分に行える日数があることを明示し、会社の方に負担がかからないように配慮しましょう。

会社や残った社員への思いやりを見せることで「円満退社」につながります。

退職する理由を不明確のままにしない

退職したいと申し出れば必ず理由を聞かれるはずなので、退職する理由を明確に伝えましょう。

退職届等の書類に記載する退職理由は「一身上の都合により」で構いませんが、退職理由を誰にも告げずに辞めていくのでは恐らく「円満退職」は不可能です。

また、ネガティブな退職理由は印象が悪くなるので避けてください。たとえ本当の理由がネガティブな理由であったとしても、上手にポジティブな理由に言い換えて伝えるようにしましょう。

退職理由例①「給料が安すぎる」
ポジティブに言い換えると→「自分の頑張りや実績を正当に評価してもらえる企業でさらに活躍したい」「自分が成し遂げた成果を実感できる環境でもっと頑張りたい」など

退職理由例②「サービス残業が多すぎて…」
ポジティブに言い換えると→「効率的に働いて実績をさらにあげていきたい」「自分の働きに対する正当な評価がもらえる環境で働きたい」など

ポイントとしては、相手に「ここの会社にいてはその望みは叶えてあげられないな」と思わせる理由であることが重要です。

退職日までの準備チェックリスト

最後に、退職日までにやることをチェックリストとしてまとめました。最終チェックとして活用してみてください。

• 上司、同僚などへ退職を報告
• 退職届の提出
• 業務の引き継ぎ
• 取引先への挨拶
• 退職の事務手続き(雇用保険や税金、年金など)

退職が決まったら、残された期間に全身全霊をかけて引き継ぎを行いましょう。

円満退社をするにはここが一番重要になります。自分はいなくなるからといって、手を抜いてしまうことがないように気をつけてくださいね。

自分が担当していた取引先の会社や担当の方には必ず挨拶をし、後継人の紹介まで行います。会社としては、引き継ぎは信頼を高めるチャンスでもあります。

遠方の会社だったり、アポがとれなかったりと、全ての取引先に出向くことが困難な場合でも、電話やメールで丁寧に挨拶をすることを忘れないでくださいね。

まとめ

円満退社するためにやるべきことや注意点などを細かく紹介しました。

転職する時、どうしても次に行く会社の準備ばかりに気をとられがちです。しかし、今までお世話になった会社の業務が退社後もスムーズに進むように手配して退職することが大切です。

心残りがないようにしっかりと引き継ぎを行い、新しい会社で気持ちの良いスタートを切ってくださいね！